Fortbildungstag 2023
12 Tipps für wirksame Exit-Interviews
- Posted by: Michael Wachholz
- Category: Fachkräftemangel Kommunikation Mitarbeiterführung Mitarbeitermotivation Pflegedienstleitung Pflegekräftemangel
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Exit-Interview so führen, dass Sie einen Wettbewerbsvorteil erlangen.
Auch aus herausfordernden Situationen, wie der Kündigung eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin, sollten Sie das bestmögliche für Ihr Unternehmen machen: Fragen Sie nach den Beweggründen und nutzen Sie das Feedback für Verbesserungen!
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Führen Sie Exit-Interviews ein
Sorgen Sie dafür, dass jedem Mitarbeiter, der gekündigt hat, ein Exit-Gespräch angeboten wird.
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Bereiten Sie sich auf das Gespräch gut vor.
Seit wann war der Mitarbeitende im Unternehmen. Wo hat er was gemacht? Wer waren die Vorgesetzten? Wie beschreiben die Vorgesetzten das Verhältnis zum Mitarbeiter und der Mitarbeiter zu den Kollegen.
Was hat der Mitarbeiter gemacht / erreicht / nicht erreicht?
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Lassen Sie sich auf ein sehr persönliches Gespräch ein
Vermeiden Sie Standardfragebögen. Konzentrieren Sie sich lieber voll auf den Mitarbeiter und hören Sie aktiv zu. So fördern Sie das Vertrauen des Mitarbeiters. Fragebögen sollten Sie nur dann nutzen, wenn Mitarbeiter sich partout nicht auf ein offenes Gespräch einlassen wollen
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Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt
Am besten ist es, wenn Sie das Exit-Interview kurz vor dem Ausscheiden des Mitarbeiters führen. Natürlich wollen Sie so schnell wie möglich den Grund für die Kündigung erfahren. Doch den wird Ihnen der Mitarbeiter vermutlich schon mit der Kündigung nennen.
Allerdings erfahren Sie dann nicht immer den wahren Grund. Denn der Mitarbeiter arbeitet vermutlich noch einige Wochen im Unternehmen und es kann sein, dass er Konflikte befürchtet.
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Übergeben Sie das Arbeitszeugnis vor dem Gespräch
Sie sollten das Arbeitszeugnis vor dem Gespräch aushändigen. So fühlt sich der Mitarbeiter unabhängig und die Chancen auf ehrliches Feedback sind dadurch höher.
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Wählen Sie den richtigen Gesprächspartner
Vermeiden Sie, dass direkte Vorgesetzte das Exit-Interview führen. Denn eventuell sind es ja die Probleme zwischen den beiden, die zur Trennung führen. Die Vorvorgesetzten können gute Gesprächspartner sein. Sie kennen die Beteiligten und die Situation vor Ort meist gut. Ansonsten sind die Mitarbeitenden der Personalabteilung oft gut geschulte und unabhängige Gesprächspartner.
- Gewinnen Sie das Vertrauen des Mitarbeiters
Versprechen Sie dem Mitarbeiter, dass das Gespräch vertraulich ist. Sie können am Ende natürlich noch einmal fragen, ob sie die eine oder andere Information an bestimmte Personen weitergeben dürfen.
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Erklären Sie dem Mitarbeiter wie wichtig sein offenes Feedback ist
Nur so können Sie anregen, dass sich was im Unternehmen verändert. Oft kommen ehemalige Mitarbeiter in ihr ehemaliges Unternehmen zurück – Besonders dann, wenn die Probleme beseitigt wurden. wenn Sie sich eine weitere Zusammenarbeit mit diesem Mitarbeiter vorstellen können, dann sollten sie das auch sagen. Erklären Sie, dass sie den Mitarbeiter schätzen und bieten Sie ihm eine spätere Rückkehr an.
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Hören Sie gut zu
Der Redeanteil sollte deutlich auf Seiten des Mitarbeiters sein. Versuchen Sie die Situation und Sicht des Mitarbeiters zu verstehen. Verteidigen Sie also weder Ihr Unternehmen noch die genannten Personen, sondern notieren sie sachlich-neutral die Sicht ihres Gegenübers
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Lernen Sie aus den Exit-Interviews
Machen Sie sich Notizen, versuchen Sie Muster zu erkennen und schlagen Sie im Unternehmen Gegenmaßnahmen vor.
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Hilfreiche Fragen
Manche Mitarbeiter:innen wollen offen über ihren Kündigungsgrund sprechen, zumal sie es sich mit der Entscheidung meist nicht leicht gemacht haben. Hier können Sie direkt fragen: „Warum möchten Sie uns verlassen?“ oder „Was könnte man Ihrer Meinung nach verbessern?“
Andere wollen ein ehrliches Antworten eher vermeiden, weil sie niemandem beschuldigen wollen . Hier brauchen Sie mehr Geschick, damit sie zum Kern des Problems kommen.
„Welchen Rat würden Sie Ihrem Nachfolger geben?“ oder „Wenn Sie etwas in unserem Unternehmen verändern könnten: Was wäre das?“ sind oft hilfreiche Fragen.
Die Gründe für einen Jobwechsel sind vielfältig: Geld, Karriere, Langeweile, unangenehme Vorgesetzte. Selten ist ein einzelner Grund entscheidend. Wenn Mitarbeiter:innen einen einzelnen Grund nennen, dann sollten sie nach möglichen Motiven in den anderen Bereichen fragen.
Folgende Punkte sollten in jedem Exit-Interview zur Sprache kommen:
- Zufriedenheit mit den Aufgaben
- Karrierepläne
- Stimmung im Team
- Verhältnis zu den Vorgesetzten
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Es geht nicht nur um Kritik
Fragen Sie den Mitarbeiter unbedingt, was ihm an seiner Arbeit alles gefallen hat. Das kann für kommende Bewerber den Ausschlag geben, die Nachfolge anzutreten.