Fortbildungstag 2023
Erfolgreiches Home-Office – 11 Tipps für Vorgesetzte
Die Frage nach Vor- und Nachteilen, die Diskussion über Chancen und Risiken ist überflüssig. Schließlich stellt sich für die meisten inzwischen nicht mehr die Frage, ob von zuhause gearbeitet wird. Sondern nur noch:
Wie gut kann ihr Team von zuhause arbeiten?
Damit Ihr Team schnell arbeitsfähig wird, habe ich Ihnen hier die momentan wichtigsten Punkte zusammengestellt.
Was sind die Arbeitszeiten?
Es ist wunderbar, wenn die Kollegen jetzt in ihren individuellen Leistungsphasen arbeiten können. Doch wenn Sie dann einen Frühaufsteher oder ein Nachteule im Team haben, dann hilft das den Kunden oder Kollegen wenig, wenn sie außerhalb dieser Zeiten Informationen benötigen.
- Klären Sie möglichst früh, ob es Zeiten gibt, zu denen die Mitarbeitenden erreichbar sein sollen.
Pausen sind wichtig.
Im Prinzip gilt hier das gleiche wie oben. Gibt es eine Pausenregelung? Wann und wie lange? Sollen sich Mitarbeitende abmelden, wenn sie eine gewissen Zeit nicht erreichbar sind? Und sollen Sie sich anschließend zurückmelden?
- Legen Sie dazu eine verbindliche Regel fest. So vermeiden Sie unnötigen Leerlauf, Reibungen und Konflikte.
„Ich bin fertig.“
Und nun? Was, wenn Einzelne ihre Aufgaben zuhause viel schneller erledigen? Haben sie dann früher Feierabend?
- Finden Sie Ihre Lösung und informieren Sie dann das Team. (Nein, das ist keine Teamentscheidung.)
Besser schriftlich.
- Solche Regelung sollten Sie nach der Teambesprechung am besten auf dem gemeinsamen Laufwerk dokumentieren.
Was ist bei einem Arzttermin?
Im Büro würde wohl niemand auf die Idee kommen, einen Arzttermin zu vereinbaren, ohne den Vorgesetzten darüber zu informieren. Bei der Arbeit von zuhause wird das schon mal vergessen.
- Sagen Sie Ihren Mitarbeitenden, was Sie in diesen Fällen erwarten.
Keine eMails.
Berater empfehlen gebetsmühlenartig, das Postfach nur zwei bis drei Mal am Tag zu kontrollieren. Für die Teamkommunikation ist das jedoch zu wenig. In Teams braucht es jedoch oft schnellere Informationen oder Antworten.
- Richten Sie zum Beispiel eine gemeinsame Whatsapp-Gruppe ein. Dort können Sie Nachrichten an einzelne oder das ganze Team schicken; auch als Sprach- oder Video-Botschaft. Die meisten IT-Kenner bevorzugen Telegram. Es gehört nicht zu Facebook und auch sicherer sein.
Eine gemeinsame Online-Plattform.
Microsoft bietet mit Office 365 und Google mit G Suite umfangreiche Office-Plattformen für gemeinsame Dokumente, Team-Nachrichten etc. G Suite von Google ist kostenlos. Office 365 kostet, ist dennoch verbreiteter.
Cloud-Speicher.
Bei Google oder Microsoft ist ein gemeinsamer Cloud-Speicher bereits inklusiv. Das erleichtert nicht nur die gemeinsame Arbeit. Die Cloud sichert auch die Daten, falls der Notebook plötzlich ausfällt, weil die liebe Familie die Steckdose brauchte.
- Machen Sie bei Diskussionen zu Datensicherheit klar, dass gerade um Ideologie und nicht um Rechtssicherheit geht. (Ideologie kann ein wichtiges Argument sein.) Deutsche Konzerne haben die besten Rechtsberater. Und nutzen die Cloud von Microsoft, Google, Amazon etc.
Video-Konferenzen.
Amazon, Chime, Bitrix24, GotoMeetings, Skype, Tiny Chat und Webex sind die führenden Anbieter für Videokonferenzen. Videokonferenzen mit zehn bis zwölf Teilnehmenden sind bei dem meisten kostenlos. Allerdings wird dann Werbung eingeblendet.
Wenn Sie die Werbung stört, oder wenn Sie mit größeren Gruppen arbeiten wollen, dann kosten Video-Konferenzen ungefähr 2,50 € pro Person / Monat.
- Am besten probieren Sie vorher aus, ob die Datenverbindung schnell genug für eine ruckelfreie Übertragung ist. Da sich Unterlagen meist vorher verteilen lassen, sind Telefonkonferenzen oft eine gute Alternative.
Besonders am Anfang wird vieles noch ungewohnt sein.
Sicherlich wird auch mal das eine oder andere übernächtigten Gesicht zu sehen sein. Und je nach Kamerawinkel werden sie im Hintergrund wohl auch mal schmutziges Geschirr oder Kinderspielzeig zu sehen bekommen.
- Richten Sie die Kamera auf die Wand aus. Nicht auf den Raum.
Rechnen Sie damit, dass manches langsamer wird, verloren geht oder übersehen wird.
Der Laptop auf dem Küchentisch ist eine komplett andere Situation als ein voll ausgestattetes Büro. Doch wenn sich die Anforderungen und Arbeitsbedingungen eingependelt haben, wird das produktive Arbeiten wieder richtig in Gang kommen.